Poriadok v dokumentoch: ako dlho ich archivovať a kam ich v kancelárii uložiť

Ako dlho archivovať

Pod pojmom dokument rozumieme príslušné záznamy, ktoré vznikli z činnosti vašej organizácie – môže ísť o písomný, zvukový, obrazový či iný záznam.

Lehote, počas ktorej musíte mať dokumenty uložené, hovoríme skartačná alebo archivačná lehota. Tá začína plynúť 1. januára nasledujúceho roka po vybavení dokumentu alebo spúšťacej udalosti (čo môže byť napr. podpísanie zmluvy, uzavretie spisu, ale napríklad aj úmrtie pacienta v prípade lekárskeho spisu).

Dokumenty, ktoré stačí archivovať 5 rokov:

• účtovné doklady (faktúry, pokladničné doklady, bankové výpisy…),
• účtovné knihy,
• odpisové plány,
• inventúrne súpisy,
• účtový rozvrh,
• účtovné záznamy, ktorými účtovné jednotky dokladujú vedenie účtovníctva.

Dokumenty, ktoré musia ležať v archívu 10 rokov:

• účtovná uzávierka,
• výročná správa,
• daňové doklady rozhodné pre stanovenie dane z pridanej hodnoty,
• mzdové listy alebo účtovné záznamy potrebné na účely dôchodkového poistenia.

Dokumenty s inou archivačnou lehotou:

• 3 roky: rovnopisy evidenčných listov z pozície zamestnávateľa,
• 6 rokov: zoznam spoločníkov a členov štatutárneho orgánu a dozornej rady v obchodnej spoločnosti,
• 30 rokov: mzdové listy alebo účtovné záznamy potrebné na účely dôchodkového poistenia (pokiaľ zamestnanec poberá starobný dôchodok, lehota sa skracuje na 10 rokov).

Archiválie, alebo trvalé uloženie

Niektoré záznamy či dokumenty po uplynutí skartačnej lehoty (alebo po zániku činnosti) musíte ponúknuť na trvalé uchovanie v rámci verejného záujmu. To znamená, že ich musí posúdiť oblastný archív a pokiaľ uzná za vhodné, urobí z nich tzv. archiválie.

Túto povinnosť majú najmä obchodné spoločnosti, družstvá (nie bytové) či notári. O ktoré dokumenty konkrétne ide, si overíte v prílohe č. 1 archívneho zákona. Môžu to byť zakladateľské dokumenty, rokovacie poriadky, zápisy z valných zhromaždení či účtovné uzávierky.

Ako ukladať dokumenty

Pri archivácii sa nemusíte držať len vytlačených dokumentov. Zákon umožňuje tiež elektronickú alebo zmiešanú podobu.

Najskôr sa pozrieme na papierové dokumenty:

Potrebujete hlavne systém. Pokiaľ upratovanie práve nezbožňujete, prizvite si pokojne na pomoc poriadkumilovnú kolegyňu a pustite sa do organizácie spolu.

Jasne si vymedzte priestor, ktorý máte k dispozícii a využite ho na maximum. Voľná stena v kancelárii, rohová skrinka alebo celá miestnosť? Sami najlepšie viete, aký veľký objem dokumentov čaká na uloženie.

• Pokiaľ chcete vzhľad kancelárie udržať čistý a dokumenty elegantne schovať, môžete siahnuť po spisovej skrini.
• Ďalším variantom sú otvorené regály, ktoré môžete prehľadne naplniť škatuľami a šanónmi.
• Pokiaľ chcete mať dokumenty jednoducho dostupné, ideálne budú priehradkové a zásuvkové moduly, do ktorých môžete vkladať priamo obaly s papiermi.

• 

• 

• 

Tri tipy na prehľadnú archiváciu:

• Termín konca archivácie vždy uveďte na šanón alebo škatuľu.
• Dokumenty raďte podľa dátumu skartačnej lehoty a nie podľa dátumu uloženia.
• Pozor na blednutie účteniek – niektoré sú nečitateľné už po roku. Pokojne ich nakopírujte a dajte dohromady s originálom.
• Na označenie, čo sa s dokumentom stane po uplynutí skartačnej lehoty, si môžete pomôcť tromi značkami – A (archív), S (stúpa – zničenie) a V (výber).

Ako uchovávať dokumenty elektronicky:

Pokiaľ ste zvyknutí posielať zmluvy a faktúry elektronicky, nie je nutné ich kvôli archivácii tlačiť. Ušetríte čas, peniaze, prírodu a hlavne priestor v kancelárii. Musíte ale dbať na:

• vierohodný pôvod – každý dokument podpíšte elektronickým podpisom,
• neporušiteľnosť obsahu – vybavte dokumenty kvalifikovanou časovou pečiatkou (ktorá má platnosť 5 rokov),
• zachovanie čitateľnosti súboru – odporúčame držať sa celosvetovo uznávaného archívneho formátu PDF/A.

Po uplynutí archivačnej lehoty

Skôr, ako sa vrhnete na likvidáciu dokumentov, vždy si v zákone o archívnictve overte, či nie ste povinní ponúknuť ich oblastnému archívu na trvalé uloženie. V niektorých prípadoch sa nezaobídete bez povolenia na skartáciu od štátneho archívu. To sa týka napr. zakladateľských dokumentov a účtovných uzávierok akcioviek alebo s.r.o.

Zničenie dokumentov s trvalou hodnotou bez povolenia môže firmu stáť až 250 000 Kč. Rovnako za nedodržanie povinnej skartačnej lehoty vám finančný úrad môže udeliť pokutu do výšky 3 % hodnoty aktív.

Prečítajte si, ako vo firme zlikvidujete odpady. Lacno a podľa pravidiel >>

Po uplynutí lehoty môžete bez povolenia pokojne zlikvidovať napríklad účtovné doklady alebo mzdové listy. 

Najúčinnejšia forma likvidácie je skartácia. Môžete si do firmy obstarať vlastnú skartovačku, alebo požiadať externú firmu – tá vám zároveň vydá potvrdenie o skartácii, ktoré by sa vám mohlo hodiť pri prípadných súdnych sporoch.