Prečo niektoré firmy pri zavádzaní lean managementu zlyhávajú a ako sa tomu vyhnúť

Najprv opakovanie. Zavedením lean prístupu napríklad:

• spotrebujete materiál bezo zvyškov, 
• efektívne využijete priestor v sklade 
• a nebudete plytvať úsilím ani časom zamestnancov. 

Pokiaľ vás zaujímajú princípy lean managementu vo výrobe, prečítajte si samostatný článok v našom magazíne. >>

Ako zmeny úspešne naštartovať? Máme pre vás 3 jednoduché princípy, ktoré fungujú v iných firmách.

1# Majte jasno v stratégii

Ujasnite si, či chcete lean len skúšať, alebo štíhlym podnikom skutočne byť. Zmeny plánujte tak, aby zapadli do vašich dlhodobých cieľov, vďaka tomu sa vyhnete neúspešným pokusom. S každým nezdarom totiž klesne motivácia zamestnancov, aby v budúcnosti čokoľvek ďalšie menili.

Pokiaľ ste štíhlym podnikom, znamená to, že:

• dobre poznáte hodnotu produktu pre zákazníka a dodávate mu presne to, o čo má záujem,
• máte správne nastavený výrobný rozpočet,
• využívate lean princípy, aby ste vyrobili dostatok kvalitných výrobkov za rozumné náklady,
• vaše učenie a zlepšovanie procesov neskončí s uzávierkou kvartálu alebo účtovného roka, ale prebieha stále a je bežnou súčasťou práce všetkých zamestnancov.

A súčasťou stratégie je aj realistické načasovanie, ako dokladá Martin Stoják, zástupca vedúceho výroby vo firme NEVA, ktorá sa špecializuje na výrobu vonkajšieho tienenia: „Lean prístup je o neustálom zlepšovaní. Systematicky máme štíhle prístupy zavedené len na niektorých pracoviskách. Postupne ich zavádzame aj inde, ale čaká nás ešte veľký kus práce.“

2# Počítajte so zapojením zamestnancov a zvážte pomoc externistov

Aby ste mohli procesy zlepšiť alebo celkom prerobiť, potrebujete skúsenosti zamestnancov z každodennej praxe a ich spoluprácu. 

Naštartovať zmenu vám ale pomôžu aj externí špecialisti. „Najväčším problémom bolo oslobodiť sa od zavedených postupov a pozrieť sa našu výrobu nezaujatým okom. Začali sme preto spoluprácu s externou firmou. Uvedomujeme si, že to pri zložitosti výroby sami nezvládneme a potrebujeme systematické vedenie niekým skúseným,“ popisuje dôvody Martin Soják.

Čo si ustrážiť, aby spolupráca s externistom nebola kameň úrazu:

• Prevedie vás prípravou so zreteľom na potreby vašej firmy.
• Bude vám oporou pri zavádzaní zmien a nenechá vás v tom plávať samých.
• Poradie, ako zamestnancov zapojiť a správne s nimi komunikovať.
• Navrhne, ako lean princípy splynú s firemnou kultúrou.

Je dôležité, aby vaši kolegovia videli v novom prístupe zmysel. Zavítajte s nimi napríklad na exkurziu ku konkurencii, ktorá bola pri zavádzaní lean prístupu úspešná. Dobré výsledky závisia aj od toho, ako rýchlo sa s novým spôsobom uvažovania pracovníci stotožnia. Niekedy môže fungovať aj finančná motivácia.

„Kolegom sme zmeny vysvetlili a po prekonaní počiatočnej nedôvery, sa k nim väčšina stavia pozitívne. Zároveň sme vypísali finančné prémie a odmeny za aktívny prístup, takže boli zamestnanci veľmi motivovaní,“ objasňuje Martin Soják.

3# Zamerajte pozornosť aj mimo výroby

Mnoho firiem sa snaží posilniť výkon výroby, ale unikne im plytvanie v oblastiach, ktoré s jej produkciou súvisia nepriamo. Pritom zmätok v administratíve alebo zlé zaškolenie nových zamestnancov sa do výrobného procesu premieta veľmi citeľne.

„Pri zavádzaní štíhlych princípov vo výrobe sme nezaznamenali zásadné problémy. Prevádzku máme ale v plnej sezóne, takže sme po celý čas pod tlakom. A očakávame, že náročné môže byť zaistenie nadväznosti procesov medzi viacerými pracoviskami,“ doplňuje Martin Soják. 

Lean princípy uplatníte rovnako dobre aj vo vašich kanceláriách. Skrátenie a zjednodušenie procesov ocenia zamestnanci a zákazníci. Stačí si predstaviť:

• dlhé schvaľovacie procesy,
• čas spracovania ponúk pre klienta a urgovanie,
• porady plné zamestnancov, ktorí tam byť nemusia, 
• neefektívnu prácu s e-mailami,
• alebo putovanie po kancelárii pri zdĺhavom hľadaní dokumentov. 

Pokiaľ zoštíhľujete výrobu, nazrite aj do logistiky, kde sa zmeny z výroby odrazia. Možno vám zostáva materiál, zbytočne dochádza k jeho presunom alebo nevyužívate naplno kapacitu dopravy. Princípy, ktoré ste využili vo výrobe, uplatníte aj tu a logistické činnosti budete plánovať presnejšie.

Manutan podporuje zavádzanie štíhlej výroby ponukou produktov pre výrobné haly, sklady aj kancelárie. Poraďte sa s nami, pokiaľ si neviete rady, ako usporiadať jednotlivé pracoviská alebo aké produkty na to využiť. Napíšte nám alebo zavolajte, radi s vami všetko preberieme.