[Rozhovor] Na čo sa zamerať pri sťahovaní kancelárií?

Pred sťahovaním

Na čo treba myslieť skôr, než sa do sťahovania pustím?

Pred sťahovaním poriadne prichystajte priestory, kam sa presúvate. Ja napríklad vždy v batohu nosím meter a overím si, kde čo bude stáť. Ďalej sa presvedčím, či sú nové priestory vypratané a čisté. Nie vždy to tak ale bohužiaľ je – treba to teda vyriešiť.

Potom už premýšľam nad tým, ako pobaliť veci v pôvodnej kancelárii. Vždy využijem škatule a výplňový materiál (napr. bublinkové fólie), ktorými vysteliem všetko, čo by sa mohlo rozbiť. Hodí sa aj náradie, aby som mohla demontovať nábytok a krycí materiál na obalenie nábytku. Na prevoz nákladu zaobstarám rudlu a vozík za auto.

Ako vniesť do sťahovania systém

Ako vniesť do sťahovania systém a zbaliť veci bez toho, aby sa pomiešali alebo postrácali?

Dobre všetko zabaliť a označiť je na sťahovaní asi tá najotravnejšia časť, ale je to strašne dôležité. Od začiatku balenia si dajte záležať, aby ste k sebe dávali veci, ktoré k sebe patria. Neskôr to ušetrí veľa práce – nepopletú sa vám napríklad štyri podobné káble k monitoru. 

Kolegom dajte za úlohu, nech si označia svoje osobné veci – monitory, klávesnice, počítače a aj stoličky. Tak zabezpečíte, že každý v novej kancelárii nájde svoje veci na správnom mieste.

Ak máte vo firme citlivé dokumenty, ako napríklad pracovné zmluvy, označte si ich a uložte u seba, kým budete mať nové bezpečné miesto na uloženie. Nesťahujte ich hromadne so všetkými vecami.

Všetky škatule vždy označte – napr. kuchyňa, kancelária, hala. Keď sa potom sťahujú veci do novej kancelárie, sťahováci budú hneď vedieť, kam škatule nosiť a vyhnete sa neskoršiemu zložitému presunu.

Čo sťahovať ako prvé a čo ako posledné

Ako zbaliť kanceláriu efektívne? Čím začať a čo sťahovať ako posledné?

Rozhodne sa oplatí už pri balení veci triediť. Čo nechcete ďalej používať, vyraďte. My sme napríklad pri poslednom sťahovaní spísali zoznam všetkých vecí, ktoré sme chceli dať preč a ponúkli sme ich za zvýhodnenú cenu kolegom a ich rodinám. Väčšina sa predala a nemuseli sme tak sťahovať nepotrebné veci.

Najprv zbaľte to, čo sa používa najmenej – v našom prípade to boli napríklad dokumenty, kancelárske potreby alebo veci z kuchyne. Poproste aj kolegov, aby si zbalili veci, ktoré nevyhnutne nepotrebujú. A až nakoniec zbaľte techniku – klávesnice, počítače. 

Prevoz vecí u nás väčšinou rozdelíme na dve fázy. Najprv priebežne osobným autom odvážame väčšinu menších vecí a potom si na víkend objednáme dodávku a presťahujeme nábytok a všetko ostatné. 

Obmedzenie prevádzky firmy počas sťahovania

Ako sa sťahovať tak, aby to čo najmenej narušilo chod firmy?

Naposledy sme si presun do novej kancelárie naplánovali na sviatky v júli – dni, kedy si väčšina kolegov berie dovolenku. V našom prípade je tiež výhoda, že väčšina ľudí môže pracovať na home office, stačí nám počítač a internetové pripojenie. V starej kancelárii sme tak do poslednej chvíle nechali pár počítačov a stolov, aby sa tam dalo chodiť, zároveň však časť ľudí pracovala z domu.

Komunikácia so zamestnancami

Ako o sťahovaní informovať zamestnancov?

Zamestnancom dávajte priebežne vedieť, čo môžu očakávať. Mne sa osvedčilo poslať najprv všeobecnejší súhrn a potom týždeň dopredu spísať podrobnosti: ako to celé bude prebiehať, čo od nich potrebujeme. Zapojenie kolegov nám šetrí prácu – napríklad aj taká maličkosť, že si prinesú škatuľu na osobné veci a pobalia si ich sami. 

Zabývanie sa v novej kancelárii

Veci máme presťahované a ideme sa zabývať v novej kancelárii. Ako postupovať?

Treba si nastaviť priority a zmieriť sa s tým, že všetko nebude hneď hotové. Pre nás bolo najdôležitejšie, aby zamestnanci mali zázemie pre prácu – mali si kam sadnúť, na čom pracovať, mohli si uvariť čaj. Zariaďovanie upratovacej miestnosti alebo zasadačky prišlo neskôr. Aj o zabývaní sa je dobré komunikovať s kolegami: napísať, aký je ďalší postup, pýtať sa, či im niečo nechýba alebo čo by uvítali.

V novej kancelárii je dôležité pokryť aj BOZP – označiť únikové cesty, rozvodné skrine, inštalovať hasiace prístroje a pozvať technika na revíziu elektrozariadení. Na to sa často zabúda.

Prečítajte si, ako správne označiť únikovú cestu.

Čo je pri sťahovaní najdôležitejšie?

Sťahovali sme sa toľkokrát, že už máme spoľahlivých ľudí, na ktorých sa môžeme obrátiť – ajťákov na zapojenie počítačov a internetu, šoférov na prevoz vecí, hodinového manžela na drobné opravy. Mať po ruke niekoho ochotného, s kým sa dobre poznáte, je pri sťahovaní veľká úľava. Takisto sa snažím stres zo sťahovania neprenášať na ostatných kolegov – aj vďaka tomu to potom prebieha pokojne.

Čaká vašu firmu sťahovanie? Radi vám pomôžeme.