Dematerializácia transakcií so spoločnosťou Manutan: Proces elektronického obstarávania

Mnoho spoločností v súčasnosti začalo digitalizovať a automatizovať svoje procesy. Vhodným kandidátom na začatie tohto prístupu sú procesy obstarávania, ktoré sú obzvlášť časovo náročné, opakujúce sa a nemajú skutočnú pridanú hodnotu.

Business Consulting meeting working and brainstorming new business project finance investment concept.

Spoločnosti si na tento účel zaobstarávajú riešenia elektronického obstarávania, ktoré im umožnia dematerializovať nákupy u dodávateľov, a tým optimalizovať proces P2P (od obstarávania po platbu). Tieto riešenia, ktoré boli do značnej miery vyvinuté v posledných rokoch, prinášajú úsporu nákladov a celkovú efektivitu. Na prvý pohľad sa operácie elektronického obstarávania môžu zdať zložité, pretože máme k dispozícii širokú škálu nástrojov. Pomôžeme vám zorientovať sa v ponuke tým, že vám priblížime kľúčové fázy elektronického obstarávania a jeho hlavné výhody.

Dematerializácia procesu obstarávania v troch fázach

Na zautomatizovanie procesu obstarávania musia spoločnosti dodržiavať tri základné fázy.

Fáza 1: prístup k ponuke

Používatelia musia mať v prvom rade prístup k ponuke produktov, ktoré spĺňajú ich potreby, od uvedených dodávateľov podľa zmluvných podmienok dohodnutých oddelením obstarávania (zľavy, vylúčenie produktov, prepravné náklady, atď.).

Na to môžu použiť:

  • Internetový obchod svojich dodávateľov: toto riešenie sa zavádza rýchlo a ľahko a pre spoločnosti nepredstavuje žiadne dodatočné náklady.
  • Elektronický katalóg: hoci si to vyžaduje značné zdroje a investície, zavedenie elektronického katalógu vám umožní ešte viac dematerializovať a zautomatizovať celý proces od obstarávania po platbu P2P (vrátane odosielania objednávok a prijímania faktúr).

Existujú dve hlavné kategórie elektronických katalógov:

  • Punch-Out: prostredníctvom tohto dynamického elektronického katalógu majú spoločnosti prístup k ponuke aktualizovanej v reálnom čase (cena, dostupnosť skladových zásob a dátum dodania). Tento typ katalógu je obzvlášť vhodný pre dlhé zoznamy produktov a zabraňuje nákupu od neregistrovaných dodávateľov.
  • Hosted catalogue (hostiteľský katalóg): tento statický elektronický katalóg poskytuje spoločnostiam prístup k definovanej ponuke, čím zaručuje stálosť dohodnutých cien. Toto riešenie je vhodnejšie pre obmedzené zoznamy produktov.

Používatelia si tak môžu vybrať produkty online a vytvoriť si nákupný košík, ktorý sa zmení na nákupnú požiadavku. Tá sa automaticky začlení do informačného systému a nasleduje postup potvrdzovania s cieľom vytvoriť nákupnú objednávku. Na optimalizovanie procesu zadávania masových trhových objednávok a zjednodušenie doručovania tento nástroj obyčajne obsahuje požiadavku minimálneho množstva v každej objednávke.

Fáza 2: objednávka

Po potvrdení sa objednávka vo forme elektronického dokumentu presmeruje na daného dodávateľa cez systém elektronickej výmeny údajov (EDI). Pripomíname, že EDI označuje výmenu štandardizovaných elektronických dokumentov medzi dvomi obchodnými partnermi, a to z počítača do počítača. Tento systém môže fungovať cez priame spojenie alebo cez riešenie P2P.

Táto fáza, označovaná ako elektronické objednávanie, vám umožňuje začleniť objednávku priamo do informačných systémov partnerov, čím sa zrýchľuje jej spracovanie a zvyšuje kvalita. Produkty objednané online budú pripravené a odoslané spoločnosti.

Fáza 3: faktúra

Po doručení tovarov dostane spoločnosť faktúru od dodávateľa. Táto dematerializovaná faktúra sa zobrazuje vo forme elektronického dokumentu (cez EDI) alebo súboru PDF osvedčeného dôveryhodnou treťou stranou. V prípade systému EDI sa faktúra automaticky spáruje s nákupnou objednávkou bez ľudského zásahu. Spoločnosť môže následne poukázať platbu dodávateľovi.

Výhody dematerializácie procesu obstarávania

Vo svetle súčasných výziev v oblasti konkurencieschopnosti, ktorým musia čeliť oddelenia obstarávania, sa dematerializácia transakcií stáva nevyhnutnosťou.

Elektronické obstarávanie v prvom rade optimalizuje celkové náklady spojené s vlastníctvom tovarov a/alebo služieb kupovaných spoločnosťami. Tento typ prístupu nielen zníži náklady každej transakcie, ale podporí aj množstvo objednávok. Zabezpečí sa tým úspora až do 80 %[1]!

Prostredníctvom tohto projektu digitalizácie sa oddelenia obstarávania snažia dosiahnuť aj zvýšenie produktivity a zároveň prispieť ku spokojnosti interných zákazníkov. Dematerializácia a automatizácia procesov (do určitej miery) umožní viacerým zainteresovaným stranám získať cenný čas:

  • Zjednodušené každodenné riadenie obstarávania;
  • Spracovanie minimálnych faktúr pre dodávateľov a požiadaviek pre účtovníctvo;
  • Uľahčené zaisťovanie produktov pre používateľov…

Vďaka riešeniu elektronického obstarávania získajú osoby zodpovedné na obstarávanie a financie jasnú predstavu o obchodných výdavkoch. To im umožňuje získať kontrolu nad výdavkami a identifikovať budúci priestor na zlepšenie.

A nakoniec, proces elektronického obstarávania je súčasťou ekologického prístupu. Digitalizované procesy transakcií budú vypúšťať menej skleníkových plynov v porovnaní s tradičnými procesmi, ktoré zahŕňajú spotrebu papiera, využívanie poštových služieb, atď.

Ako vidíte, dematerializácia transakcií je prvým krokom k digitálnej transformácii funkcie obstarávania. V tomto ohľade musíme znova zopakovať, že projekt tohto typu si vyžaduje skutočné riadenie zmien! Spomedzi hnacích mechanizmov úspechu takéhoto projektu je dôležitá interná podpora zainteresovaných strán a zapojenie dodávateľov.


[1] Interné údaje Skupiny Manutan


Ďalšie články, ktoré vám pomôžu