Etiketa videohovorov
Či už schôdzka prebieha z kancelárie alebo z domova, máme pre vás aj vašich kolegov 12 tipov, ako sa pri nej správať a ako vystupovať:
- Ozvite sa vopred – pokiaľ je to možné, opýtajte sa účastníkov na chate alebo smskou, či sú pripravení.
- Všetko si otestujte – vopred skontrolujte, či funguje kamera, mikrofón a reproduktory.
- Pripojte sa včas – rovnako ako pri osobných schôdzkach je nevhodné pripojiť sa neskoro.
- Vyberte si tiché prostredie – šum kaviarne môže byť príjemný pre sústredenú prácu. Pre videohovory zvoľte ale prostredie bez rušivých zvukov aj vizuálnych podnetov.
- Vhodne sa oblečte – pokiaľ sa videohovoru zúčastňujete z domu, oblečte sa rovnako ako by šlo o osobnú schôdzku. Okrem košele odporúčame obliecť aj nohavice. Nikdy neviete, kedy budete musieť vstať od stola.
- Predstavte sa – v prípade hovoru s novými klientmi hneď zo začiatku. Je to zdvorilé a navyše budú ostatní vedieť, kto už sa pripojil.
- Nemrlite – nekvalitné mikrofóny a rušivé zvuky z okolia skresľujú ľudský hlas. Hovorte zreteľne, aby nedošlo k nedorozumeniu.
- Neskáčte do reči – dajte si na to ešte väčší pozor ako pri osobných stretnutiach. Pokiaľ je určený moderátor hovoru, počkajte, až vám odovzdá slovo.
- Pozerajte sa do kamery – čiastočne to nahradí pohľad do očí pri osobnej schôdzke.
- Pokiaľ nehovoríte, stíšte mikrofón – aj keď nehovoríte, zvuky z okolia rušia ostatných. Navyše môže zapnutý mikrofón spôsobiť ozvenu. Budete si tiež môcť robiť poznámky do počítača bez toho, aby bolo počuť ťukanie klávesnice.
- Dávajte pozor – kontrolovanie e-mailov a čítanie správ sa dá obyčajne podľa pohybu očí spoznať. Nie je to slušné a navyše môžete stratiť niť.
- Po skončení hovoru nezabudnite všetko vypnúť – osobné komentáre a hodnotenia si nechajte až do chvíle, keď všetky zariadenia bezpečne zatvoríte a ukončíte.
Začiatky pracovných hovorov a videokonferencií, často začínajú klasickým kruhom technických problémov. Vypadávaniu signálu, obrazu, zvuku a nepríjemným ozvenám sa dá ľahko vyhnúť. Pozrime sa na rozdiely v technickom zázemí zasadacích miestností priamo vo firme a na home office.
Zasadačka, ktorú vám budú závidieť
Zasadacie miestnosti slúžia nielen na interné porady vášho tímu, ale aj na prezentácie pre nových klientov a zákazníkov. Vytvorte z nej reprezentatívne miesto, kde všetko perfektne funguje a stretnutia sú po všetkých stránkach príjemné.
Dostatočne veľký stôl a pohodlné stoličky sú základ. Čo však nesmie chýbať v technickej výbave modernej zasadačky:
- Notebook alebo počítač – nechajte ho trvale zapojený. Neustále odpájanie je stratou času a ľahšie spôsobí technické ťažkosti s pripojením.
- Zabezpečená bezdrôtová sieť – viditeľne označte názov a heslo siete, aby sa každý prichádzajúci mohol pohodlne pripojiť.
- Projektor a plátno alebo dostatočne veľká obrazovka – vyskúšajte, či sa dá na projekčnú plochu vidieť aj z najvzdialenejšieho miesta v miestnosti.
- Videokonferenčné zariadenie – základom je mikrofón. Rozmyslite si, ako ho budete najčastejšie používať. Pri prezentáciách sa hodí mikrofón do ruky, takzvaná „handka“. V menších priestoroch stačí jeden stolový mikrofón, ktorý sníma celú miestnosť. Investujte tiež do kvalitných reproduktorov, aby ste dobre počuli a predišli nedorozumeniam. Nezabudnite na kameru. Tú nechajte konštantne nastavenú tak, aby zaberala celý stôl. V prípade reproduktorov aj kamery berte do úvahy veľkosť miestnosti.
- Diaľkové ovládanie – hodí sa pri prezentáciách. Kolegovia môžu pohodlne stáť bez nazerania do počítača.
- Ukazovadlo – najobľúbenejším variantom je laserové ukazovadlo v malej praktickej veľkosti.
Pokiaľ máte všetko nastavené, ale videokonferenciu sa vám stále nedarí začať, skontrolujte pripojenie k internetu a prepájacie káble. Nielen že môžu byť zle zapojené, ale pri nesprávnom uložení dochádza k ich poškodeniu. Obstarajte k novým káblom tiež ochranné lišty a priechodky.
Ak sú v bezprostrednej blízkosti zasadačky ďalšie pracovne a kancelárie, odporúčame odhlučňovacie obloženie alebo akustické paravány. Prebiehajúca konferencia nebude rušiť vašich kolegov.
Bezdrôtový mikrofón s podsvieteným displejom. Vhodný na moderovanie konferencií. 
Paraván vo viacerých farebných variantoch na oddelenie priestoru v kanceláriách.
Tipy, ako kolegom spríjemniť prácu na home office
Práca z domu sa počas pandemickej situácie stala štandardom. Prináša však so sebou množstvo ťažkostí. Človek sa doma horšie sústredí, klesá mu motivácia aj výkonnosť. Čas strávený na home office ale môžete sebe aj svojim kolegom uľahčiť.
Dočítajte sa viac o ergonomických nápaditých riešeniach k práci na home office.
K príjemnému pracovnému prostrediu patrí poriadok na stole. Ceruzky, papiere, mobil a prípadne tlačiareň by ste mali mať poruke. S tým vám pomôžu organizéry a priehradky.
Dlhá práca za počítačom spôsobuje aj zdravotné ťažkosti. Obstarajte kolegom podložky pod myš a klávesnicu, ktoré zabránia zápalom žíl a tenisovým lakťom.
Videokonferenčné doplnky v domácom prostredí obmedzte na headset, kde máte mikrofón aj slúchadlá v jednom. Pokiaľ pracovný notebook nemá kameru, ponúknete kolegom externú, tá sa jednoducho pripne na rám počítača.
Horná hrana počítača by mala byť približne vo výške očí, pokiaľ je stôl nižší, môže dlhodobá práca pri ňom spôsobiť bolesti chrbta. Pokiaľ má niekto z kolegov podobný problém, obstarajte mu stojan pod počítač. Menší kolegovia isto ocenia aj podložku pod nohy.
Gélová podložka pod myš s protišmykovou úpravou. Vytvaruje sa podľa ruky a redukuje tlak na zápästie. 
Stohovateľné priehradky vo dvoch farebných vyhotoveniach. Z kvalitného plastu a s gumovými nožičkami na ochranu nábytku.