Čo môžete vo firme digitalizovať a neprerobiť na tom majland

Digitalizácia = zbavenie sa papierov

Keď sa povie digitalizácia, možno si predstavíte robustné softvéry na automatizáciu procesov. Tak to však nie je. Základom digitalizácie je prechod od papierovej administratívy do elektronickej podoby. Prvým krokom môže byť napríklad zavedenie elektronickej pošty (e-mailov) namiesto klasických listov.

Počas pandémie koronavírusu sa rozšírilo online stretávanie a využívali sa nástroje na komunikáciu ako sú Google Meet, Zoom alebo Teams. Všeobecne sa rozšíril trend home officeov a väčšina komunikácie tak aj naďalej zostáva online. Veľa firiem kvôli tomu s digitalizáciou začalo celkom prirodzene.

Aká je motivácia k digitalizácii?

Najčastejšie:

• zjednodušenie interných procesov, 
• zníženie nákladov 
• a zlepšenie zákazníckeho zážitku.

Pre niekoho je prechod k digitálnym kanálom aj cesta, ako získať nových zákazníkov. Keď napríklad malý obchod s keramikou spustí e-shop, zrazu nebude závislý len na obyvateľoch jedného mesta, ale môže svoje výrobky ponúkať po celej krajine. Motiváciou je aj túžba dobehnúť konkurenciu.

Čo digitalizovať na začiatku

Neexistuje univerzálna oblasť, ktorou by mala firma začať. Mali by ste si ale zmapovať, na akých procesoch trávite zbytočne veľa času. Niektoré firmy napríklad tlačia faktúry a potom ich zase skenujú do iného počítača. Účtovník tak s jednou faktúrou strávi aj 5 minút a ešte bezdôvodne spotrebuje papier.

Pritom existuje množstvo (pomerne dostupných) programov, ktoré dokážu doklady posielať v univerzálnom formáte elektronicky, úplne automatizovane a bez papierov. A keď denne spracovávate napríklad 20 faktúr, ušetríte dve hodiny práce, ktoré môže účtovník venovať kvalifikovanejším veciam.

Zamerajte sa teda na konkrétne oddelenie vo firme a efektivitu práce kolegov. Aj s malým rozpočtom tak môžete začať digitalizovať:

• Komunikáciu. Do online priestoru môžete presunúť jednak internú komunikáciu – napr. chatovacia aplikácia Slack namiesto telefonátov; jednak aj plánované stretnutia s klientmi pomocou Teams a pod.
• Účtovníctvo. Pomôžu online fakturačné programy (napr. iDoklad) a digitálne výplatné pásky namiesto papierových.
• Logistiku. Napríklad začať viesť sklad pomocou skladových systémov. Hovorí sa im WMS z anglického Warehouse Management System a na trhu ich nájdete hneď niekoľko. Veľké firmy využívajú robustné serverové systémy a menšie firmy pružné cloudové riešenia (napr. LOKiA WMS).
• Obchod a vzťahy so zákazníkmi. Pomocou cloudového systému CRM, do ktorého si prehľadne evidujete všetko, čo sa týka obchodu a riadenia vzťahov so zákazníkmi (odtiaľ skratka CRM – Customer Relationship Management).
• Predaj produktov. E-shop môžete spustiť za pár dní pomocou tzv. krabicového riešenia – napr. Shoptet.
• Webovú prezentáciu. Web môžete relatívne lacno postaviť napr. vo voľne dostupnom publikačnom systéme WordPress.
• Rezerváciu objednávok alebo termínov. Rezervačných systémov existuje tiež veľa a v mnohých prípadoch ich môžete jednoducho implementovať do vlastných webových stránok.
• Marketing. Keď máte cieľovú skupinu pod 50 rokov, pokojne zrušte alebo obmedzte papierové letáky aj katalógy a presuňte marketing do online sveta.
• Nákupy firemného vybavenia. My v Manutane napríklad ponúkame službu E-procurement, ktorá prepojí náš e-shop s vaším nákupným systémom. Objednávky aj faktúry sa tak posielajú elektronicky.

„Viesť obchod v Exceli, a to iba s pár desiatkami klientov, sa pre nás stalo neúnosným. Každý mesiac to vyžadovalo zapojenie niekoľkých ľudí a stálo nás niekoľko hodín práce, kým sme všetko aktualizovali. Preto sme si zvolili jednoduchšiu cestu a prešli sme na české CRM Raynet. To nám ušetrí nielen hodiny práce, ale ešte k tomu máme aj všetky informácie jednoducho dostupné a prehľadné v reálnom čase – od telefonátov s klientom, cez e-mailovú komunikáciu až po evidenciu všetkých obchodných ponúk. A stojí nás to len pár eur mesačne,“ hovorí Alvin Korčák, account manažér Obsahovej agentúry.

TIP: Ak vaši kolegovia trávia väčšinu pracovného času pred počítačmi, doprajte im kvalitnú výbavu.

Hľadanie partnera

Ak nemáte predchádzajúce skúsenosti, je kľúčovým nájsť niekoho, kto vám s digitalizáciou dokáže kvalifikovane poradiť. Môže to byť nadšenec z vašej firmy alebo nezávislý externý poradca. Samozrejme, môžete komunikovať aj priamo s obchodným predajcom daného riešenia (napr. účtovného programu), ale dajte si pozor, aby jeho návrhy boli objektívne a aby sa vám nesnažil svoje riešenie za každú cenu pretlačiť. Predsa len, keď už investujete peniaze a čas do výberu softvéru a začnete ho plniť dátami, očakávate, že vám vydrží veľa rokov a nebudete ho musieť hneď meniť.

Správny partner by vám mal:

• vyčísliť návratnosť,
• predstaviť alternatívy,
• pomôcť s implementáciou do ďalších podnikových systémov,
• prispôsobiť riešenie na mieru vášmu podnikaniu (a teda poznať váš odbor),
• načrtnúť plány do budúcnosti (Chystajú sa aktualizácie, zmeny na trhu?).

Systémy nemusia byť na serveroch, ale v cloude

Ako sme už naznačili, cloudové programy bývajú lacnejšie. Pri kúpe tzv. on-premise riešenia sa totiž počíta aj s drahou prevádzkou serverov, na ktoré sa ukladajú vaše dáta. 

Môžete teda ušetriť tak, že budete využívať rôzne firmy, ktoré ponúkajú tzv. Saas – software as a service. Za využívanie služby platíte mesačný/ročný poplatok, ktorý si vo firemných nákladoch obhájite lepšie než jednorazový nákup robustného softvéru. Navyše, keď vám riešenie nebude vyhovovať, môžete ho jednoducho zmeniť alebo prejsť na inú verziu.

Veríme, že vám článok pomohol a že vám digitalizácia pôjde hladko. Ak vás zaujíma viac o našom E-procuremente, ozvite sa svojmu predajcovi.