Odborník radí, ako zlepšiť internú komunikáciu – či už píšete e-maily alebo odkazy na nástenku

Čo je to interná komunikácia?

Interná komunikácia zahŕňa všetko, o čom chce firma svojich ľudí informovať. Od servisných oznamov typu: „Meníme dodávateľa obedov“ alebo „Otvárame novú škôlku,“ až po oznámenia firemných úspechov alebo príbehov zamestnancov.

Dobre zvládnutá interná komunikácia by navyše mala fungovať v oboch smeroch, od vedenia k zamestnancom, aj opačne. Snažte sa zamestnancov zapojiť, dajte im nástroje, aby mohli reagovať – nezostaňte iba pri jednostrannom informovaní.

V čom robia podľa vás firmy najviac chyby v internej komunikácii?

Buď nehovoria nič, alebo chcú povedať úplne všetko. Ak firma nekomunikuje vôbec, je to problém – nejaké množstvo informácií totiž vždy potrebujete zamestnancom odovzdať. 

Lenže veľa firiem sa snaží povedať úplne všetko tak nešikovným spôsobom, že to má paradoxne rovnaký efekt. Vychrlia na zamestnancov kopec oznamov, a tí si nakoniec nič nepamätajú.

Ako to v praxi vyzerá, keď chce „firma informovať o všetkom, ale nepovie nič?“

Je to dosť podobné chaotickým nástenkám, ktoré poznáte z ordinácií či napríklad supermarketov. Väčšinou tam informácie nie sú nijako usporiadané, neviete, čo je dôležité. Navyše tam často visia informácie staré roky – firma rýchlo niečo vyvesí, ale už sa o nástenku ďalej nestará. 

Keď potom vedľa aktuálneho letáka o zmene v plánovaní zmien vidíte staré oznámenie o výdaji obedov v čase covidu, nič si nezapamätáte, nástenku totiž úplne ignorujete – pritom tá informácia o zmene v plánovaní zmien je pre vás dôležitá.

Aké sú ďalšie nešváry – čo samotná štruktúra oznamu?

Firmy často porušujú základné pravidlá, vďaka ktorým sa správa lepšie číta – veľkosť písma, odsadenie, členenie textu. To, že pridajú ďalších päť výkričníkov, zrozumiteľnosti nepomôže. 

Človek za deň vstrebe len obmedzený počet informácií. A nezáleží na tom, či sedí pred počítačom, alebo stojí za pásom. Už po ceste do práce ho obklopuje množstvo oznamov. A ak ho zahltíte aj v práci, moc si z toho neodnesie. Takže mu to musíte uľahčiť – snažte sa tú informáciu odovzdať ľahko a rýchlo, aby nad ňou nemusel zbytočne premýšľať. 

Ako by teda mala taká funkčná nástenka vyzerať?

Má jasnú hierarchiu oznámení, takže hneď viem, ktoré správy sú dôležité, čomu mám venovať pozornosť. Informácie môžete rozčleniť pre rôzne skupiny – zamestnancov s deťmi, tých, ktorí chodia na obedy, alebo napríklad nováčikov. Keď sa začítate do jednotlivých oznamov, tak im rozumiete a viete, čo máte urobiť a dokedy. 

A ešte jeden tip – ak práve nemáte čo povedať, pokojne nechajte nástenku prázdnu. Je to lepšie, ako keby bola zavalená rok starými informáciami. O to väčšiu pozornosť vzbudíte, keď tam niečo dáte.

Čo by ste radili firmám, ktoré chcú svoju internú komunikáciu zlepšiť? Kde majú začať?

Najprv sa zamyslite, aké miesta vo firme môžete využiť na svoje oznamy. Budú to obrazovky, nástenky či napríklad dvere na toaletách? Filtrujte, čo kolegom predložíte. Dávajte im len dôležité informácie, nezaťažujte ich zbytočnými detailmi. Naschvál si vždy položte otázku: Prečo by táto informácia mala čitateľa zaujímať, čo z nej má?

Potom začnite tvoriť – zozbierajte si všetky podklady a dodržiavajte pravidlá zrozumiteľného písania. Nesústreďte sa len na to, že „firma niečo oznamuje.“ Zamerajte sa na to, čo si zo správy odnesie čitateľ. A predtým, než čokoľvek vyvesíte, dajte to radšej niekomu prečítať a overte si, že oznamu rozumie.