Štandardizácia produktov a používania
Produkty v rámci nepriameho obstarávania sa mnoho rokov nakupovali lokálne. Táto decentralizovaná stratégia umožňovala všetkým stranám nakupovať produkty, ktoré potrebovali, individuálne u svojich vybratých dodávateľov, v súlade s vlastnými postupmi.
Už približne dvadsať rokov sa tieto produkty, na podnet veľkých výrobcov a distribútorov, stávajú štandardizovanými. V mnohých kategóriách nepriameho obstarávania si teraz môžete vybudovať hlavnú škálu v rámci Európy, ktorá tvorí až 80 % položiek v kategórii jednotlivých výrobkov. Spoločnosť môže preto podpisovať zmluvy pre všetky miesta v Európe na základe spoločnej ponuky.
Táto štandardizácia produktov so sebou prináša aj konsolidáciu zainteresovaných strán. Trh s kancelárskymi potrebami bol predchodcom v tejto oblasti. V súčasnosti môžeme nájsť skutočných európskych distribútorov v rámci priemyselných dodávok, všeobecnej údržby a balenia. Títo sú schopní poskytovať podporu svojim zákazníkom vo väčšine krajín, pretože majú zavedenú organizáciu, ktorá sa špecializuje na uzatvárania európskych rámcových dohôd. Majú spoločnú ponuku a niekoľko logistických centier, ktoré im umožňujú pokryť široký rozsah.
Výhody zavedenia európskej rámcovej dohody
Toto uzatváranie zmlúv má dve hlavné výhody: znižovanie nákladov a lepšiu celkovú efektívnosť.
Znižovanie nákladov
Jedným z hlavných cieľov spoločnosti je prostredníctvom rámcovej dohody racionalizovať obstarávanie a dojednané množstevné zľavy na dosiahnutie úspor z rozsahu. Inými slovami, zvýšenie objemu výroby vedie k zníženiu jednotkových nákladov. Naše skúsenosti ukazujú zníženie nákladov na obstarávanie až do 30 % pri spoločnostiach, ktoré zaviedli európsku stratégiu pre svoje nepriame obstarávanie. Výsledok skutočne stojí za tú námahu!
Lepšia celková efektívnosť
Združovanie postupov uzatvárania zmlúv s oddeleniami obstarávania znižuje administratívnu záťaž pre všetky strany v tej istej oblasti podnikania. Toto predstavuje značnú časovú a finančnú úsporu, keďže tieto zmluvy zvyčajne zjednodušujú vývoj riešení elektronického obstarávania, alebo dokonca novej generácie nástrojov obstarávania v rámci spoločnosti, a to so sebou tiež prináša produktivitu a kvalitu. Takýto prístup má z hľadiska nepriameho obstarávania zmysel, pretože procesy týchto nákupov sa zriedka optimalizujú a ich skryté náklady nevyhnutne zvyšujú celkové náklady spojené s vlastníctvom (TCO).
Predstavenie, kľúčový moment rámcovej dohody
Úspech európskych rámcových dohôd, ako pri každej racionalizácii dodávateľov, je založený na schopnosti nájsť tú správnu rovnováhu medzi zavádzaním a podporovaním osvedčených postupov v rámci obstarávania v súvislosti s internými zákazníkmi. Najťažšia časť začína po rokovaniach, po podpise zmluvy, kedy nasleduje fáza predstavovania.
Musíte všetky prevádzky presvedčiť, aby si už neobjednávali od lokálnych dodávateľov, ale aby kontaktovali distribútorov nepriamych nákupov, ktorí sú uvedení v zozname centrálnej organizácie. Niekedy môže byť vyrokovaná zľava nižšia ako tá, ktorú získate od lokálneho dodávateľa. Vtedy je potrebné informovať a komunikovať o pojme celkových nákladov. Bez tejto lokálnej podpory hrozí riziko, že sa neplánované náklady budú násobiť, čím sa nevyhnutne zvýšia celkové náklady spojené s vlastníctvom dotknutých produktov a služieb a procesy obstarávania sa spomalia.
[GRAF: vložka] Definícia neplánovaných nákladov
Neplánované náklady označujú nákupy tovarov a/alebo služieb mimo procesov definovaných v politike obstarávania. Často sa zabezpečujú urgentne, pretože spoločnosti potrebujú tieto produkty a služby, aby mohli čeliť každodenným udalostiam. Keďže tieto nákupy predstavujú značné skryté náklady, viac ako tri štvrtiny spoločností považuje znižovanie neplánovaných nákladov za svoju prioritu[1].
Úspešná stratégia, ktorá spája digitálne technológie a vzťahy
Predstavenie rámcových dohôd je skutočnou výzvou, ktorú je nutné prekonať pomocou dvoch nástrojov.
Digitálne nástroje
Spoločnosť, ktorá chce zaviesť európsku rámcovú dohodu, sa chce vybaviť spoločným nástrojom na objednávanie. Či už ide o webovú stránku daného dodávateľa alebo o riešenie elektronického obstarávania, je dôležité, aby sa stal štandardným kanálom pre všetkých používateľov. Uľahčuje a zrýchľuje to procesy obstarávania a zároveň umožňuje oddeleniam obstarávania sledovať výdavky. Druhé menované riešenie môže tiež zabezpečiť správne predstavenie predmetnej rámcovej dohody alebo, ak je to potrebné, spustiť nápravné operácie.
Vzťahový prístup
Spoločnosť tiež môže veľa získať tým, že využije možnosti predstavenia dodávateľa, t.j. jeho tímy: obchodný tím v teréne, predajcovia v kanceláriách alebo marketingové oddelenie.
Ich práca spočíva v propagovaní dohody medzi používateľmi vysvetľovaním dohodnutých zmluvných podmienok (podrobnosti ponuky, zľavy, čas realizácie dodávky, atď.) a s tým spojených výhod. Môže sa to realizovať prostredníctvom návštev na mieste, telefonických hovorov, e-mailov, atď. Tieto tímy tiež môžu poskytovať pravidelné hlásenia oddeleniam obstarávania s cieľom monitorovať celkovú výkonnosť.
Prijatie európskej stratégie pre vaše nepriame obstarávanie je kľúčovým hnacím mechanizmom optimalizácie obstarávania, ktorý zaručuje lepšie riadenie portfólia dodávateľov, ako aj kontrolu cenových podmienok a dohodnutých služieb. Po zavedení tohto typu prístupu môžu oddelenia obstarávania urobiť kroky na optimalizáciu nepriameho obstarávania.
Stiahnite si našu oficiálnu správu „Nepriame obstarávanie: Šesť nástrojov na zlepšenie vaše stratégie“.
[1] Basware & The Hackett Group, Vnímanie vs. realita: Správa o neplánovaných výdavkoch, 2018
