Najprv pripomenieme základné pravidlá k verejným obstarávaniam a v druhej časti článku sa dostaneme ku konkrétnym tipom z praxe.
Kto má povinnosť zadávať zákazky cez verejné obstarávanie?
Verejné obstarávania sa týkajú tzv. verejných obstarávateľov, teda:
- Slovenskej republiky zastúpenej svojimi orgánmi,
- obcí a vyšších územných celkov,
- právnických osôb, ktoré sú založené alebo zriadené na osobitný účel plnenia potrieb všeobecného záujmu a zároveň ich prevažne financuje verejný obstarávateľ, alebo sú ním kontrolované, alebo verejný obstarávateľ vymenúva alebo volí viac ako polovicu členov ich riadiaceho alebo kontrolného orgánu
- a tiež združení právnických osôb, ktorých členmi sú výlučne verejní obstarávatelia uvedení v predchádzajúcich bodoch.
Okrem toho sú povinné použiť pravidlá a postupy verejného obstarávania aj tzv. dotované osoby, teda tí podnikatelia, ktorí nie sú verejným obstarávateľom, ale im verejný obstarávateľ poskytne nenávratné finančné prostriedky napríklad zo štátneho rozpočtu, prípadne z fondov EÚ, na dodanie tovaru, uskutočnenie stavebných prác alebo poskytnutie služby a to v rozsahu väčšom ako 50 % sumy zákazky.
Verejný obstarávateľ musí vypísať verejné obstarávanie, ak plánuje zákazku, ktorej predpokladaná hodnota je minimálne 10 000 eur bez DPH v priebehu kalendárneho roka alebo počas platnosti zmluvy, ak sa zmluva uzatvára na dlhšie obdobie ako jeden kalendárny rok.
Dotované osoby majú zo zákona povinnosť vypísať verejné obstarávanie len pre:
- zákazky na stavebné práce s hodnotou rovnakou alebo vyššou ako predpokladaná hodnota nadlimitnej zákazky (od 5 382 000 eur),
- alebo na poskytnutie služieb spojených s touto zákazkou na stavebné práce v prípade, že predpokladá hodnota zákazky na poskytnutie služieb je rovnaká alebo vyššia ako limit pre nadlimitnú zákazku na poskytnutie služby pre verejného obstarávateľa (od 215 000 eur).
Podrobné a aktuálne pravidlá nájdete na stránkach Úradu pre verejné obstarávanie.
Verejné obstarávania sa v súčasnosti zadávajú prevažne elektronicky. Od 1. 2. 2023 sú verejní obstarávatelia povinní pri podlimitných zákazkách a vymedzených zákazkách s nízkou hodnotou používať na komunikáciu vo verejnom obstarávaní výhradne elektronickú platformu. Zákon upravuje súťažné postupy pre nadlimitné zákazky a neplatí pre ne povinnosť postupovať prostredníctvom elektronickej platformy.
V praxi však môže dotácia podliehať prísnejším pravidlám, než vyžaduje Zákon č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní. Od dotovaných subjektov sa napríklad môže vyžadovať podobný postup ako pri verejnom obstarávaní aj v prípadoch, na ktoré sa tento zákon nevzťahuje.
Rady, ako zadávať verejné zákazky
Spísali sme 5 praktických rád, ktoré vychádzajú z našich dlhoročných skúseností. Zameriavame sa na verejné zákazky vypísané na dodávateľov firemného zariadenia. V Manutane štandardne riešime rekonštrukciu šatní, kancelárií alebo dielní. Naše rady sa týkajú toho, čo je potrebné do dopytu zadať a aj toho, na čo by ste si ako obstarávateľ mali dať pozor.
#1 Detailné informácie o priestore
Chystáte sa rekonštruovať šatňu alebo kanceláriu? Dodávateľom by ste do podkladov mali uviesť aspoň základné parametre o danom priestore a upozorniť ich na prípadné špecifiká. Vždy teda uveďte:
- koľko metrov štvorcových má priestor,
- čo najpresnejšie dispozície,
- na čo ho plánujete využívať
- a pre koľko osôb má slúžiť.
Ak je napríklad uprostred šatne stĺp, iba informácia o metroch štvorcových by nestačila. Dodávateľ by o stĺpe mal vedieť, aby navrhol ideálne rozmiestnenie skriniek. Takisto nestačí povedať, že má šatňa napríklad 16m², pretože pri rozmiestňovaní nábytku je rozdiel, či je dispozícia 2×8 m alebo 4×4 m.
#2 Informácia o produktoch
Nestačí uviesť, že chcete šatňu zariadiť dvadsiatimi skrinkami. Aby ste mohli cenové ponuky jednotlivých dodávateľov dobre porovnať, mali by parametre čo najpresnejšie sedieť. Snažte sa teda čo najviac predísť odchýlkam. Zadajte rozmery, materiály a prípadne ďalšie parametre ako hrúbku plechu alebo laminátovej dosky.
„Pri šatňových skrinkách je napríklad špecifické vyhotovenie odvetrávacieho otvoru alebo otočného uzáveru na zámok. Do skriniek od lacnejších výrobcov je cez vetracie otvory vidieť a uzávery je možné pomerne ľahko pretočiť. Chápem, že nie vždy sa pri zadávaní myslí na všetko, ale pri porovnávaní medzi cenovými ponukami by mal brať nákupca do úvahy aj tieto zdanlivé drobnosti, ktoré však určujú výslednú kvalitu výrobku,“ vysvetľuje Jakub Horáček, obchodný zástupca Manutanu.
Často sa stáva, že sa nákupca nechá uniesť nízkou cenou, ale pritom neporovnáva porovnateľné parametre. Ak je jediným kritériom cena, zodpovedá tomu kvalita tovaru a často prichádza následné sklamanie.
#3 Rozsah požadovaných služieb
Keď zadáte dopyt na 20 šatňových skriniek, sú dodávatelia, ktorí proste nacenia 20 najlacnejších skriniek z ponuky a tým ich práca končí.
Spoľahlivý dodávateľ by sa však mal presvedčiť, že vybral vhodný tovar a že bude aj v poriadku doručený. Preto do dopytu pokojne špecifikujte, že súčasťou služieb by malo byť poradenstvo pri výbere produktov a následná vynáška na poschodie alebo montáž. Aby ste neboli prekvapení ďalšími poplatkami navyše.
„My v Manutane máme kolegov v teréne a pri každom väčšom dopyte prídeme na miesto, aby sme si priestory premerali. Tie potom predložíme grafikovi a do plánu zakreslíme, ako je možné nábytok rozmiestniť v rámci hygienických a bezpečnostných noriem. Som vždy prekvapený, keď klienti hovoria, že sme jediný dodávateľ, ktorý si fyzickú návštevu vyžiadal,“ opisuje Horáček.
#4 História firmy a záruka
Keď vám dodávateľ ponúkne záruku 7 rokov, ubezpečte sa, že počas týchto siedmich rokov má firma stále šancu na prežitie, aby ste prípadnú reklamáciu mali s kým riešiť. Overte si, ako dlho už firma existuje a akých má za sebou výrobcov a partnerov. Pretože od týchto výrobcov vám bude tovar dodávať. Ak chcete naozaj kvalitný tovar, hľadajte európske značky a nie produkty dovážané z Číny.
TIP: Na overenie solventnosti firmy môžete zadarmo využiť zoznam daňových subjektov registrovaných pre DPH, zoznamy dlžníkov (Sociálnej poisťovne, zdravotných poisťovní či finančnej správy) alebo register úpadcov. V registri účtovných závierok si pozrite výročnú správu a účtovnú závierku, ktorú by mala firma povinne zverejňovať. Prípadne môžete využiť komerčné služby ako FinStat, kde nájdete dáta o slovenských firmách z rôznych databáz prehľadne na jednom mieste.
#5 Referencie
Aby ste si boli naozaj istí tým, že najímate serióznu firmu, môžete si vyžiadať referencie, teda ukážky predchádzajúcich realizácií. Firma, ktorá sa nemá za čo hanbiť, vám ich poskytne dobrovoľne a na požiadanie vás vezme na referenčnú návštevu k inému klientovi.
Ako vyplýva zo všetkých piatich bodov, vaším hlavným rozhodovacím kritériom by nemala byť iba cena. Ujasnite si, ktoré parametre sú pre vás najdôležitejšie – či je to rýchlosť dodania, kvalita produktov, materiál jednotlivých komponentov alebo komplexnosť služieb (teda že vám firma navrhne projekt a príde zamerať priestory a zmontovať nábytok). A medzi jednotlivými ponukami potom porovnávajte porovnateľné parametre.
Pozrite sa, aké služby v Manutane ponúkame a ozvite sa, ak potrebujete s vybavením firmy pomôcť.
