Rozhovor s office manažérkou: nesmiete stratiť systém, inak sa v úlohách utopíte

Pavla, čo všetko vaša back office pozícia obnáša?

Rozhodne to je administratívna podpora firmy, zodpovedám za prevádzku všetkých našich pobočiek, veľkej v Brne, menšej v Prahe a tiež mám na starosti brnenský ateliér. Starám sa tiež o HR aktivity, pracujem s dochádzkovým systémom, riešim fleet management, organizujem akcie ako vianočné večierky alebo školenia a mám aj drobné IT úlohy. Náplň práce mám veľmi pestrú a baví ma, že nikdy neviem, čo prinesie ďalší deň.

Spomínate správu kancelárií a priestorov, čo presne si pod tým predstaviť?

Spadá sem množstvo drobných vecí. Objednávam a pripravujem kávu, nad rámec upratovacej agentúry zabezpečujem drobné upratovanie – napríklad po klientoch, keď v zasadačke skončí rokovanie. Starám sa o to, aby fungovala klimatizácia, kvetiny boli pravidelne zaliate. Komunikujem s dodávateľmi služieb aj majiteľmi budovy. Vybavujem skrátka všetko, čo je potrebné. Kuriérne služby, cestovné lístky, letenky, tlač vizitiek, certifikátov, ale robím aj drobné grafické práce. 

Ako riešite objednávanie kancelárskych pomôcok alebo vecí, ktoré treba pravidelne dokupovať?

Sme celkom malá firma, preto sa riadim veľmi pocitovo. Raz za mesiac prejdem všetky priestory, kde ukladáme veci – ide hlavne o drogériu a hygienické vybavenie, kancelárske potreby sa zas tak rýchlo nespotrebujú. Väčšina práce kolegov sa odohráva online a zároveň nás v kanceláriách nie je toľko, časť ľudí pracuje z domova. Ešte pred pandémiou sme mali veľkú spotrebu napríklad samolepiacich papierikov (tzv. post its), takže som ich každý mesiac doplňovala, ale aj to sa vplyvom pandémie znížilo.

Nerobíme veľké zásoby: vďaka filozofii firmy, polohe v centre Brna, ale aj práci kolegov, ktorá sa odohráva v online 

Žiadne väčšie zásoby teda vo firme nerobíte?

Majitelia firmy sú minimalisti a riadime sa filozofiou, že nerobíme veľké zásoby, ale dokupujeme veci, až keď sú potrebné. V kancelárii som každý deň a vidím, keď niečo dôjde. Sídlime v centre Brna, takže to pokojne obratom dokúpim. Pokiaľ toho dochádza viac naraz, napríklad papiere do tlačiarne, objednávam online.

Skôr ste pracovali vo veľkej spoločnosti, ako ste to riešili tam?

V tej firme nás bolo sto a veľkým rozdielom bolo, že sme nesídlili v centre Brna, ale na periférii. Zásoby sa tvorili pravidelnejšie. Nemala som žiadnu prepracovanú tabuľku v Exceli, ale obmedzený budget. Ten mám ostatne aj teraz. Dostala som povedzme pätnásť tisíc na všetko a musela si vyhodnotiť, čo je prioritné. Nikdy nesmela chýbať káva alebo fixky na whiteboardy v každej zasadačke. Väčšinu vecí som objednávala u zazmluvnenej firme. 

Spomínali ste, že spravujete aj kanceláriu v Prahe. Ako to zvládate na diaľku?

V pražskej kancelárii, kde pracuje kolegov menej, je celková spotreba ešte menšia. Zhruba raz za mesiac do Prahy zájdem, všetko skontrolujem a pokiaľ niečo dochádza urgentne, objednám to kolegom online. So správcom budovy komunikujem po telefóne, to ide na diaľku bez problémov.

Prejdite si slovníček pojmov, s ktorými sa ako nákupca stretnete najčastejšie >>

Odporúčam pracovať s projektovým nástrojom, kalendárom a zošitom

Máte nejaké nápadité riešenia alebo nástroje, ktoré ste za 8 rokov práce v back office zaviedli a uľahčujú vám teraz prácu?

Myslím, že veľmi dôležitá je organizovanosť a priebežná kontrola. Hneď ako človek stratí systém, v úlohách sa utopí. Čo mi k riadeniu chodu kancelárií veľmi pomáha, je online program pre projektové riadenie, konkrétne Asana. Úlohy si organizujem do kategórií Praha, Brno – mám tak o všetkom prehľad. Čo je hotové, odkliknem, ale kedykoľvek sa k úlohe môžu vrátiť. 

Máte nejaký jasne daný systém práce, ktorý dodržujete?

Pracujem s projektovým nástrojom, kalendárom a zošitom. Mám obvykle milión rozrobených vecí a aby som si udržala poriadok, úplne všetko si píšem. Najrýchlejšie je si každú úlohu zapísať do zošita, napríklad keď ku mne príde kolega s požiadavkou, napíše mi na Slacku alebo mi zavolá dodávateľ. 

Cez deň si potom vždy nájdem chvíľu, napríklad desať minút dopoludnia aj popoludní, všetkým úlohám v zošite pridám priority (na to používam samolepiace papieriky) a zanesiem ich do projektového nástroja Asana. Tam im pridelím deadline a púšťam sa do ich plnenia.

Vaša úloha je dosť o komunikácii, riešite niekedy aj nepríjemné situácie?

Nepríjemné veci ani neriešim. Ale je to dosť o mojom nastavení, riadim sa heslom: čo dávaš, to sa ti vracia. Snažím sa byť za všetkých okolností milá a profesionálna, potom sa dá riešiť čokoľvek. Napríklad teraz nám v Prahe spočítali nesprávne zálohy na energie, ale komunikácia bola nakoniec bez problémov. Pokiaľ je nepríjemná druhá strana, človek sa nesmie nechať rozhodiť, radšej hovor rýchlo ukončite, nechajte veci vychladnúť a vráťte sa k nim neskôr. 

Prečítajte si ďalšie články na blogu Manutanu alebo sa pozrite na našu ponuku kancelárskych potrieb.