Čo je to e-procurement
E-procurement je digitálna nákupná platforma pre firmy. Funguje tak, že automatizuje kroky, ktoré opakujete pri každom nákupe. Preto je vhodná na časté nákupy s veľkým počtom objednávok – typicky tzv. céčkové nákupy.
V praxi ide o prepojenie nášho e-shopu s vaším nákupným systémom, ktoré ušetrí čas aj peniaze, a to z 3 dôvodov:
1. Máte hneď po ruke všetky informácie, ktoré k objednávke potrebujete
Výpis produktov, ich parametrov a cien sa zobrazuje podľa vašich požiadaviek. Všetko máte v jednom dokumente alebo systéme a nemusíte zdĺhavo prehľadávať rôzne zdroje.
2. Údaje do objednávky sa zadávajú automaticky
Buď dáta jednoducho skopírujete, alebo sa automaticky prepíšu do vášho interného systému. Záleží na tom, aké riešenie zvolíte.
3. Hneď vidíte zazmluvnené ceny a objednávku dokončíte v internom systéme
Ktorýkoľvek variant si vyberiete, ceny budú upravené v súlade s našou dohodou a objednávku spracujete v známom prostredí svojho nákupného systému.
„Najčastejšou obavou klientov pri zavádzaní e-procurementu je to, že im ‚budeme vidieť‘ do ich systému. Lenže tak to nefunguje. Len nastavíme komunikačné cesty do interného systému – napríklad SAP Ariba, Proactis alebo Coupa – a ich objednávky nám prídu na e-mail. Celý proces je navyše ošetrený zabezpečením HTTPS, ktoré zaručuje, že sa k údajom nedostaneme,“ vysvetľuje Tomáš Martinek, obchodný riaditeľ Manutanu.
E-procurement vás zbaví papierovania kvôli céčkovým nákupom
Podľa našej skúsenosti zaberú najviac času firemným nákupcom céčkové nákupy. Ide o nestrategický tovar, ktorý pre svoj chod firma nutne nepotrebuje, ale je to dôležité vybavenie pre zamestnancov – napríklad rukavice alebo šatňové skrine.
Napriek tomu, že nepriame nákupy tvoria zvyčajne len pár percent rozpočtu, nákupcov zaťažujú neúmerne viac. Vyberajú totiž medzi najväčším množstvom dodávateľov a navyše tieto objednávky riešia najčastejšie.
Okrem toho sú céčkové nákupy administratívne náročné, pretože nákupca:
- zisťuje, čo kolegovia z výroby, logistiky alebo iného tímu vlastne chcú,
- vyberá tovar v katalógu,
- overuje rozmery, certifikáty, lehoty dodania a ďalšie parametre,
- prepisuje údaje do interného systému,
- vytvára objednávku (a často si ju musí dať schváliť nadriadeným),
- odosiela ju dodávateľovi
- a odovzdáva prijatú faktúru do učtárne.
Prečítajte si aj: Áčkové a béčkové nákupy alebo dynamický nákupný systém? Zostavili sme slovníček pojmov typických pre prácu firemného nákupcu. >>
2 varianty e-procurement systému
V Manutane ponúkame nákupcom dva spôsoby, ako e-procurement využiť. Sú to:
1. Jednoduchý variant: statický katalóg (hosted catalog)
Dodávateľ sprístupní nákupcovi jednoduchý dokument v Exceli. V ňom sú položky, parametre a ceny uvedené v štruktúre, ktorá nákupcovi uľahčuje prácu (štruktúru dát odporúčame ošetriť v zmluve). Nákupca tak pracuje so súborom uloženým v počítači. Kopíruje dáta do interného systému, kde vytvára objednávku a elektronicky ju odošle do systému dodávateľa. Ten ju vybaví a pošle faktúru e-mailom.
2. Punchout alebo dynamický katalóg
Najrýchlejší a najaktuálnejší variant. Funguje tak, že sa nákupca cez dynamický katalóg (Punchout) vo svojom počítači dostane na e-shop dodávateľa. Automaticky sa mu zobrazujú ceny so zmluvnou zľavou, na ktorej sa s dodávateľom dohodli, a taktiež aktuálna ponuka sortimentu vrátane stavu zásob.
Nákupca vyberie tovar, vloží ho do košíka a po pár kliknutiach sa mu objednávka „prenesie“ do firemného systému, kde spravuje objednávky alebo fakturáciu pre všetkých dodávateľov.
Využíva tak všetky výhody a komfort nášho e-shopu, finálna objednávka sa však spracováva v jeho internom systéme.
„Vďaka e-procurementu nemusí výber vybavenia riešiť len nákupca, ale môže zapojiť aj kolegov. Predstavte si, že majster na zmene potrebuje kúpiť napríklad rebrík. Nákupca nevie, ktorý presne, a musí to overiť u majstra. Vyberie napríklad tri vhodné typy a požiadavku opäť rieši s majstrom. Ale vďaka e-procurementu bude mať majster prístup do zdieľaného katalógu alebo Punchout systému a vyberie si produkt, ktorý mu najviac vyhovuje. Objednávka sa pripraví a odošle na schválenie nákupcovi,“ vysvetľuje obchodný riaditeľ Manutanu Tomáš Martinek.
Vďaka strategickému partnerstvu nebudete na céčkové nákupy sami
Využitie e-procurementu má ešte jednu výhodu – pre céčkové nákupy budete mať jedného strategického partnera a nemusíte hľadať na každú stoličku alebo šatňovú skrinku ďalšieho dodávateľa. Vďaka tomu ušetríte za skryté náklady:
„Hľadať pre každú položku ten najlacnejší produkt na trhu nie je tak výhodné, ako by sa mohlo zdať. Keď sa budete riadiť len cenou, môže zaostávať kvalita. Naozaj ide o tovar od etablovaného dodávateľa, ktorý spĺňa nevyhnutné normy? A čo náklady za dopravu, nepredražia vám nákup?“ predkladá skúsenosti z praxe Tomáš Martinek.
Podľa neho väčšie množstvo dodávateľov len vedie k tomu, že nákupca nemá dobré podmienky ani u jedného, pribúda mu administratíva a behanie po stretnutiach.
Oproti tomu spojenie s jedným strategickým partnerom umožňuje centralizáciu nákupov. Tým aj istotu, že vybavenie v celej firme (a na všetkých pobočkách) bude v dobrej kvalite a nakúpené podľa jednotnej obchodnej stratégie: môžete zohľadniť napríklad aj to, že chcete znižovať svoju ekologickú stopu a nakupovať hlavne zodpovedné produkty.
„Je prirodzené, že nie každý dodávateľ bude pre vás zaujímavý natoľko, aby ste s ním mali zdieľaný katalóg. Ale ak si na céčkové nákupy nájdete strategického partnera, výrazne vám to uľahčí prácu. Budete mať menej rokovaní a menej zmlúv,“ dodáva Tomáš Martinek.
V Manutane myslíme aj na to, že máte strategických partnerov viac. Ak napríklad šatňové skrinky alebo osobné ochranné pracovné prostriedky beriete stabilne od iného dodávateľa, môžeme tieto kategórie v e-procuremente skryť. Nákupca (presnejšie povedané zamestnanci) tak vyberajú len z vami vybraného okruhu tovaru.
Zavedením e-procurementu naša podpora nekončí – vďaka tomu, že poznáme vaše nákupné návyky, poradíme vám aj pri ďalších nákupoch, kde ušetriť alebo ktoré položky združiť do jednej objednávky, aby vám prišli naraz.
So zavedením e-procurementu vám pomôžeme
Ak hľadáte partnera, ktorý vám uľahčí nákupy sortimentu triedy C na maximum, ozvite sa nám – ušetríte množstvo času aj nervov. E-procurement sme zavádzali do malých aj veľkých firiem v 17 krajinách Európy. Vymyslíme spôsob, ktorý vám sadne a so zmenou vám pomôžeme. Ozvite sa svojmu obchodnému zástupcovi alebo kontaktujte našu zákaznícku podporu.
