4 kroky, ako zariadiť zasadaciu miestnosť, kde sa budú hostia cítiť výborne

Krok 1: Premyslite si vhodné usporiadanie

Skôr ako sa do zariaďovania zasadacej miestnosti pustíte, zamyslite sa nad tým, aký priestor máte k dispozícii. V prvom rade miestnosť premerajte a načrtnite si ju na papier – lepšie tak odhadnete, koľko nábytku sa do nej vojde. 

„Ideálne je umiestniť zasadaciu miestnosť neďaleko recepcie, aby bola cesta pre klienta čo najkratšia. Určite nechcete hosťom pokaziť prvý dojem tým, že ich najprv prevediete cez všetky kancelárie s prevádzkovým neporiadkom firmy,“

hovorí Michaela Nováková, architektka zo Studio Acht.

Zasadacia miestnosť by mala byť vzdušná a priestranná, aby sa v nej hostia a kolegovia mohli bez problémov pohybovať a necítili sa stiesnene. Hneď od začiatku myslite aj na techniku – kadiaľ povediete káble, aby o ne nikto nezakopával, kam umiestnite projektor alebo počítač.

Zasadaciu miestnosť zariaďujte vždy na mieru vašej spoločnosti. Zamyslite sa:

• Aký je maximálny počet ľudí, ktorý môže v miestnosti zasadnúť?
• Koľko nábytku sa tam vojde? Mali by ste nechať dostatok priestoru, aby ľudia mohli bez problémov vychádzať von.
• Čo všetko sa bude v zasadačke odohrávať? Školenia, pohovory, cally…?
• Akým dojmom by mala zasadačka pôsobiť? Luxusne, minimalisticky, neformálne?

TIP: Pokiaľ tápete, ako zasadačku usporiadať, vytvoríme vám 3D návrh na mieru. Pošlite nám jednoduchý náčrt a obratom vám vypracujeme návrh vrátane odporúčaného vybavenia. Z neho potom vytvoríme 3D vizualizáciu a zostavíme rozpočet.

Krok 2: Vyberte stôl a stoličky

Stôl musí byť dostatočne veľký 

Najväčší priestor v zasadačke zaberie stôl – dbajte na to, aby bol dostatočne veľký (podľa maximálneho počtu hostí) a vhodný pre skupinovú prácu. Pre tú sa hodí klasický okrúhly stôl. V prípade, že budete nábytok v miestnosti často preskupovať, investujte do modulárneho stola, ktorý si poskladáte z viacerých dielov tak, ako práve potrebujete. Myslite aj na umiestnenie techniky a overte si, že do vami vybraného stola môžete inštalovať priechodky a lišty na káble. 

TIP: Keď si kúpite konferenčný stôl v našom e-shope, pomôžeme vám ho zmontovať a vyriešime aj to, kadiaľ povedú a kam schovať elektrické káble.

Konferenčné stoličky musia byť hlavne pohodlné

Pri výbere stoličiek dbajte na správnu ergonómiu – priestor medzi stoličkou a stolom by mal byť dosť veľký na to, aby sa pod stôl schovali podrúčky stoličky. Základná výška sedáka stoličky je 40± 5 cm. Priestor medzi stoličkou a stolom je približne 20 – 30 cm.

Keď budete zasadaciu miestnosť využívať hlavne na obchodné rokovania, postačia klasické konferenčné stoličky, ktoré ľahko naskladáte na seba a priestor v miestnosti prispôsobíte počtu hostí. 

A ak vám to rozpočet a priestor dovolia, pokojne zasadaciu miestnosť pojmite luxusnejšie a vybavte ju polohovateľnými kreslami alebo čalúnenou klasikou, aby sa kolegovia aj hostia cítili ešte pohodlnejšie.

Prečítajte si tiež: Nastavte si v kancelárii správne výšku stola a stoličky. >>

Nezabudnite na úložný priestor

Ak vám to priestor umožní, kúpte do zasadacej miestnosti ďalší nábytok, aby ste nemuseli nikam odbiehať a mali ste po ruke všetko, čo potrebujete. Napríklad stolíky na občerstvenie, vešiak na kabáty alebo úložné skrinky, na ktoré umiestnite šálky na kávu. Keď v zasadačke aj školíte, hodí sa mobilný kontajner na papiere a ceruzky.

TIP: Nezabudnite ani na pomocníkov na zapisovanie nápadov – flipchart alebo popisovateľnú tabuľu. Majte po ruke samolepiace post-it papieriky a dostatok písacích potrieb.

Krok 3: Premyslite si techniku a akustiku

Nestačí, že hostí pohodlne usadíte a ponúknete im výbornú kávu – v okamihu, keď v zasadačke zlyhá technika pri pokuse pripojiť sa ku callu, na celé stretnutie tým vrhnete zlé svetlo. Preto si dajte záležať na výbere správnej techniky – potrebujete dostatok zásuviek na nabíjanie notebookov a lišty či priechodky, do ktorých káble ukryjete. 

Nezaobídete sa ani bez audiovizuálnej techniky. Základom je:

1. Projektor či veľký monitor – na zdieľanie obrazovky či videohovory.
2. Kamera – ideálne so širokouhlým objektívom, aby ste zachytili všetkých účastníkov v miestnosti.
3. Mikrofón a reproduktory – vo väčších zasadacích miestnostiach je lepšie mať niekoľko mikrofónov, ktoré rozložíte po miestnosti a zachytíte tak zvuk každého účastníka jasno.
4. Diaľkové ovládanie či ukazovadlo na prezentáciu.
5. Počítač s bezdrôtovou klávesnicou a myšou na zdieľanie obrazovky či videohovory – buď do zasadačky jeden zakúpte, alebo kolegom nachystajte HDMI prípojku pre ich vlastné notebooky.
6. Káble, ktoré zabezpečia kompatibilitu medzi rôznymi zariadeniami (napr. HDMI, USB-C alebo VGA káble).

Ako zlepšiť akustiku? Okrem textilných závesov na okná pomôžu ďalšie prvky:

„Akustiku v miestnosti zlepší čokoľvek mäkké: panely na stenách, závesy, čalúnené stoličky či napríklad mäkká nástenka. Je ťažké vopred povedať, čo vám bude najlepšie fungovať – najvhodnejšie je to v konkrétnom priestore testovať a postupne vylepšovať,“

hovorí Michaela Nováková, architektka zo Studio Acht.

Prečítajte si tiež: Ako zlepšiť akustiku v kancelárii. >>

Krok 4: Klaďte dôraz na dizajn, ktorý sadne vašej značke

Ideálny dizajn zasadačky? Univerzálne riešenie neexistuje – vzhľad by mal odrážať vašu značku, firemnú kultúru a potreby zamestnancov. Niekde bude dávať zmysel minimalistický interiér v industriálnom duchu, inde zase hravé a farebnejšie ladenie. 

„Vaša zasadačka slúži ako vaša vizitka. S dizajnom sa môžete vyhrať, prezentovať svoju firmu – ja som napríklad v jednej veľkej strojárskej firme zväčšila niektoré z ich nákresov a využila ich ako tapety,“

podelila sa o svoju skúsenosť Michaela Nováková, architektka zo Studio Acht.

S farbami v zasadačke to však nepreháňajte a hlavne na stenách sa držte neutrálnych farieb. Ak chcete do miestnosti dostať farebné prvky, urobte to radšej prostredníctvom doplnkov, ako sú obrazy, koberec, kreslá alebo závesy.

Nezabudnite ani na branding. Vaším logom môžete ozdobiť stenu, koberec či zelenú stenu. Nachystajte do zasadačky držiak s propagačnými materiálmi, prípadne sa pochváľte zaujímavými certifikátmi či cenami. Ale všetko s mierou, aby ste na stenách nevytvorili „vizuálny smog.“ 

TIP: Dajte si pozor, ktorú časť zasadačky bude vidno vo videohovoroch. Nenasmerujte kameru na stôl s občerstvením alebo holú stenu, ale radšej na logo firmy či napríklad na zaujímavý obraz. Do videohovoru vďaka tomu dostanete kúsok firemnej kultúry.
A ak chcete so zariaďovaním zasadacej či konferenčnej miestnosti poradiť, dajte nám vedieť. Radi preberieme vaše predstavy a premeníme ich na realitu.