Uľahčite svojim ľuďom prechod na spoločne využívané pracovisko. Investujte do kvalitného vybavenia a nastavte jasné pravidlá

Spoločne využívané pracovné miesto, hot desk, coworking… Poďme si najprv urobiť jasno v tom, ako takéto kancelárie vyzerajú:

Spoločné pracovné miesto (hot desk)

Hot desking je systém, v ktorom zamestnanci nemajú pevne pridelený pracovný priestor, ale pracujú za stolom, ktorý je práve voľný alebo ktorý si zarezervovali. Tento režim je obľúbený hlavne vo firmách, ktoré majú pracovníkov v hybridnom režime – časť týždňa pracujú z domu a časť z kancelárie. Pretože im nemusia držať pevný pracovný priestor, často kancelárie zmenšujú, alebo ich prerobia na rôznorodý priestor, kde popri klasických pracovných miestach nájdete napríklad relaxačnú zónu alebo kútik na neformálne stretnutia.

Coworking

Ďalším variantom spoločných kancelárií je coworking. V ňom zvyčajne funguje viac firiem aj freelancerov. Od spoločných pracovných miest sa líšia hlavne tým, že v nich nesedia ľudia z jednej firmy, ale miesto si tam môžu prenajímať rôzni jednotlivci aj tímy.

V článku sa sústredíme len na spoločné pracovné miesta v rámci jednej firmy a poradíme vám, na čo myslieť, keď sa ich rozhodnete zaviesť.

1. Chystané zmeny preberte s kolegami

Predtým, než sa vrhnete do zariaďovania spoločných kancelárií, preberte chystané zmeny s kolegami. Zvolajte poradu a oznámte, že plánujete reorganizáciu kancelárií a chcete začať používať spoločné stoly. Vysvetlite, aké výhody firme táto zmena prinesie a zistite, čo by zamestnanci v nových kanceláriách ocenili. 

Premyslite si tiež:

• kam si budú kolegovia odkladať osobné veci – na to sú vhodné menšie skrinky. 
• aký systém na rezerváciu stolov využijete – zadajte do Google hot desking software, ponuka je obrovská.
• či si budú zamestnanci nosiť vlastné vybavenie, alebo bude k dispozícii ku každému stolu. Môžete to vyriešiť aj kompromisom – každý zamestnanec si donesie svoj notebook a ostatné vybavenie (monitor, klávesnicu, písacie potreby) má k dispozícii v rámci stola.

Len čo na spoločné kancelárie prejdete, pýtajte sa kolegov, ako sa im v nich pracuje a čo by ešte ocenili – dozviete sa tak užitočné informácie, ktoré vám pomôžu nový režim vyladiť.

Zistite, ako prispôsobiť kancelárie hybridnému režimu práce >>

2. Nastavte si jasné pravidlá

Aby vám to pracovne aj ľudsky fungovalo aj v spoločných kanceláriách, potrebujete jasné pravidlá. Okrem už spomenutého rezervačného systému sa hodí zaviesť tzv. politiku čistého stola – jasné pravidlá, ako má pracovný stôl po odchode z práce vyzerať.

Pravidlá spracujte do jednoduchej infografiky a umiestnite ich ku každému stolu alebo na iné viditeľné miesto, aby kolegovia na poriadok nezabúdali. Môžete od nich napríklad chcieť, aby:

1. na stole urobili poriadok,
2. vypli monitor a počítač,
3. nenechávali na stole ležať žiadne osobné veci či citlivé dokumenty,
4. vrátili nastavenie stoličky do pôvodnej polohy,
5. prípadne aj vyniesli odpadky a poutierali stôl/počítač/telefón.

Tak bude mať ďalší pracovník stôl pripravený na prácu a nastaví si všetko, ako bude potrebovať. Pravidlá si prispôsobte podľa seba, aby sadli vám aj vašim ľuďom.

3. Dolaďte jednotlivé zóny

Ideálnym momentom, kedy spoločné pracovné miesta zaviesť, je prestavba alebo reorganizácia kancelárií. Ak sa vám vďaka novému systému spoločných miest v kancelári uvoľnil priestor, dobre si premyslite, ako s ním naložíte.

Podľa marketingovej manažérky Kristýny Švamberk z architektonického štúdia Perspektiv ľudia, ktorí pracujú v hybridnom režime práce, dnes prichádzajú do kancelárií nielen za sústredenou prácou, ale aj kvôli kontaktu s kolegami, alebo tam lovia nové nápady. 

„Z kancelárií sa stávajú skôr také sociálne huby – na stretávanie či napríklad na brainstorming. Pri zariaďovaní preto myslite na rozmanitosť priestoru, aby v kanceláriách bol priestor ako na sústredenú prácu, tak aj na sociálny život a oddych. Keď máte na pracovisku pestrosť, zamestnanci tu môžu naplno využiť to, čo k práci potrebujú a výsledkom je aj zvýšenie produktivity,“ radí Kristýna Švamberk. 

Zamyslite sa, aké ďalšie zóny môžete v kanceláriách vytvoriť, v ponuke sú napríklad:

• relaxačné zóny, ktoré slúžia ako centrá stretnutí, kde sa môžu ľudia spontánne stretávať, obedovať, alebo tam organizovať neformálne schôdzky,
• multifunkčná konferenčná miestnosť na porady, školenia či brainstorming,
• kuchynská zóna či kaviareň určená na prípravu jedla alebo stretnutia,
• tiché priestory, kde môžu kolegovia relaxovať alebo sústredene pracovať,
• prípadne aj odhlučnené akustické búdky, kde môžu zamestnanci telefonovať bez toho, aby rušili ostatných.

Prečítajte si tipy architektky, ako zariadiť kancelárie, aby sa v nich ľudia cítili dobre >>

4. Dajte pozor na akustiku

Spoločné kancelárie sa často nachádzajú v otvorenom priestore, preto zabezpečte aj to, aby v nich kolegovia mohli nerušene pracovať. 

Hluk regulujte napríklad tak, že:

• stanovíte jasné pravidlá – smartfóny a notebooky musia byť potichu a všetky neformálne hovory sa vybavujú mimo kancelárie,
• požiadajte kolegov, aby na telefónne či konferenčné hovory využili zasadaciu miestnosť alebo iný priestor určený na schôdze,
• vyladíte akustiku v kanceláriách – zariaďte kanceláriu kobercami, závesmi alebo akustickými paravánmi. Pre viac tipov nazrite sem. 

5. Investujte do kvalitného vybavenia

Jedným z dôvodov, prečo sa ľudia radi vracajú do kancelárie, je kvalitné a ergonomické vybavenie, ktoré doma často nemajú. Preto sa nebojte pri zariaďovaní spoločných kancelárií zainvestovať a voľte kvalitný nábytok, ktorý vydrží roky. 

Základom každého pracovného miesta je:

• pracovný stôl, najlepšie výškovo nastaviteľný,
• ergonomická kancelárska stolička,
• a nastaviteľný monitor.

„Ľudia už v kanceláriách natoľko nepotrebujú ‚domácu atmosféru‘, užili si jej dosť za covidu, keď z domova pracovali vkuse. Skôr ako gauč s lampičkou v kanceláriách potrebujú priestor, ktorý ich inšpiruje a podporí v tom, aby sa im lepšie pracovalo – kvalitným nábytkom alebo rozmanitosťou pracoviska.“

Kristýna Švamberk, marketingová manažérka z architektonického štúdia Perspektiv

Poradíme vám, ako vybrať výškovo nastaviteľný stôl >>

S prestavbou kancelárií vám radi pomôžeme

Či už plánujete reorganizáciu kancelárií, alebo len chcete nanovo zariadiť pracovné miesta, radi vám pomôžeme. Ozvite sa, preberieme vašu predstavu a pripravíme 3D návrh na mieru.